ขั้นตอนการจัดการแบบฟอร์ม

• สำรวจแบบฟอร์มที่มีอยู่

• ศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของฝ่ายต่างๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการในการ input หรือสำหรับบันทึกไว้เป็นหลักฐาน และได้ output ที่ต้องการ เช่น พิมพ์เป็นใบเสร็จ

• ประเมินแบบฟอร์มว่า รองรับความต้องการในการดำเนินงานหรือไม่

• ประเมินแบบฟอร์มว่า ซ้ำซ้อนกับข้อมูลในแบบฟอร์มอื่นหรือไม่ เกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มอื่นอย่างไร

• วิเคราะห์ว่าใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์ม ใครเก็บสำเนาแบบฟอร์มบ้าง

• ควบคุมแบบฟอร์มด้วยเลขที่แบบฟอร์ม

• หากรวบรวมแบบฟอร์มได้ทั้งหมด วิเคราะห์ระบบ และเพิ่มเติมข้อมูลที่แบบฟอร์มปัจจุบันไม่รองรับได้ ก็จะสามารถ list ข้อมูล หรือ field ที่ต้องการได้ และออกแบบฐานข้อมูลสำหรับพัฒนา หรือจัดหาระบบงานขององค์กรให้ครอบคลุมความต้องการของทุกฝ่ายได้ โดยทำให้การแก้ไข update ข้อมูล ทำได้ง่าย แก้ไขที่เดียว

• วางแผนการใช้แบบฟอร์ม หากเป็นงานภายใน สามารถใช้ระบบงานได้ หากเป็นแบบฟอร์มที่ใช้กับลูกค้า vendor supplier อาจให้กรอกในแบบฟอร์มกระดาษ หากต้องสำเนาเก็บไว้ อาจออกแบบเป็นกระดาษ carbon copy เป็นต้น อาจต้องพิจารณาว่า แบบฟอร์มเหล่านี้ ต้องบันทึกไว้สำหรับการค้นคืนภายหลังบ่อยมากน้อยเพียงใด จำเป็นต้องบันทึกลงฐานข้อมูลหรือไม่