วันพฤหัสบดีที่ 28 สิงหาคม พ.ศ. 2551

ความหมายของการควบคุมแบบฟอร์ม

การควบคุม หมายถึง กระบวนการวัดและ
แก้ไขการปฏิบัติงานของผู้ไต้บังคับบัญชา
นอกจากนี้ เป็นเครื่องมือสําคัญในการกำหนดแผน
การดําเนินการตามแผน และการประเมินแผน
เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กําหนดไว้
แบบฟอร์ม หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้น โดยเว้นช่องว่างไว้สำหรับให้
บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความลงไป เพื่อให้เป็นการสะดวกแก่ผู้รวบรวมในการ
ข้อความนั้นไปใช้ประโยชน์ในด้านต่าง ๆ เสร็จสมบูรณ์แล้ว
ก็จะกลายเป็นบันทึกที่จะต้องควบคุมอีกแบบ
การควบคุมการใช้แบบฟอร์ม หมายถึง กระบวนการวัดการปฏิบัติงาน
และการดำเนินการตามแผน โดยใช้แบบฟอร์มควบคุมการบริหารงานต่าง ๆ
เพื่อสำรวจการทำงาน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ตลอดจนเป็นหลักฐาน
ในการประเมินผลงานของพนักงานหรือผู้บริหารฝ่ายต่าง ๆ

ความสำคัญของการควบคุมแบบฟอร์ม

การควบคุมการใช้แบบฟอร์ม
1. เพื่อทราบข้อมูลการขอใช้
2. เพื่อการติดตามทวงในกรณีที่เกินกำหนดคืน หรือต้องการใช้เร่งด่วน
3. ตรวจสอบประเภท และจำนวนสื่อที่มีผู้ยืม
4. เพื่อเป็นหลักฐาน ทั้งนี้ควรมีช่องเซ็นยืม และผู้รับคืน
5. เพื่อเก็บสถิติการให้บริการ

หน่วยงานธุรกิจในระยะเริ่มต้นดำเนินกิจการนั้นก็จะต้องมีเอกสารเข้าและออกแต่ยังมีจำนวนน้อยอยู่
เมื่อดำเนินกิจการไปนาน ๆ เข้า จำนวนเอกสารก็จะเพิ่มพูนขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่า
เป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการและต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่า
เป็นการดำเนินด้านเอกสารนั้นมีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเพราะถือได้ว่า
เอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และการทำลาย
อย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ
และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น
ดังนั้น จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจ เพราะ
1. เป็นเสมือนความจำของหน่วยงาน
2. ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3. ช่วยให้การทำงานคล่องตัว
4. ใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน

ประโยชน์ของการควบคุมแบบฟอร์ม

แบบฟอร์มประเมินพฤติกรรมการทำงาน ซึ่งจะต้องให้ผู้รับการประเมินประเมินตนเอง เพื่อนประเมินเพื่อน ผู้บังคับบัญชาประเมินผู้รับการประเมิน
แบบฟอร์มนี้มีหัวข้อในการประเมินเหมือนกัน แต่ผู้ประเมินต่างกันและคิดน้ำหนักคะแนนต่างกัน ปัญหาที่พบคือ ในการประชุมประเมินเวลากระชั้นชิดมาก
ทำให้ต้องเสียเวลามาแยก ว่าของใครและน้ำหนักคะแนนเท่าไหร่ บางครั้งคิดนำหนักคะแนนผิดต้องเสียเวลาคิดใหม่ต้องลบคะแนนวุ่นวายและดูไม่เรียบร้อย
ไม่น่าเชื่อถือ ก็เลยแก้ปัญหาโดยการใช้สีของกระดาษให้เป็นประโยชน์ ให้สีเขียวเป็นแบบฟอร์มสำหรับเพื่อนประเมินเพื่อน
สีชมพูสำหรับผู้รับการประเมินประเมินตนเอง สีฟ้าสำหรับผู้บังคับบัญชาประเมิน ซึ่งสามารถทำให้แยกแยะได้ง่ายและรวดเร็วที่สำคัญ
ไม่มีความผิดพลาดในการคิดคะแนน เนื่องจากแบบฟอร์มนี้ต้องใช้ปริมาณมากเพื่อเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายจึงใช้กระดาษโรเนียวสีแบบบาง

นอกจากนี้การควบคุมการใช้แบบฟอร์มช่วยให้ลงานมีมาตรฐาน ทำให้ประสิทธิภาพงานดีขึ้น ช่วยในการป้องกันมิให้ทรัพยากรขององค์กรต้องสูญเสียอันสืบเนื่องมาจากการถูก ขโมย ใช้จ่ายฟุ่มเฟือย หรือเกิดการเสียหาย

หลักการและเหตุผล

การออกแบบและการจัดทำแบบฟอร์มนั้น ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานใด จะมีลักษณะของวัตถุประสงค์โดยรวมคล้ายคลึงกัน จะแตกต่างกันไปบ้างในรายละเอียด
องค์กรที่ขาดการควบคุมที่ดี จะทำให้มีแบบฟอร์มเอกสารเพิ่มขึ้นมากมายในแต่ละปี แบบฟอร์มบางอย่างพิมพ์ไว้เป็นจำนวนมากแต่ไม่ถูกใช้งาน
หรือแบบฟอร์มบางอย่างก็ถูกใช้งานจนต้องสั่งพิมพ์เพิ่มอยู่บ่อยๆ เหล่านี้ล้วนเป็นต้นทุนแฝงที่มีปริมาณมหาศาล

การสร้างแบบฟอร์มใหม่ๆ ทำได้ง่ายกว่า การออกแบบแบบฟอร์มที่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นเราจึงมักพบว่า มีแบบฟอร์มที่มีวัตถุประสงค์
ในการใช้งานคล้ายๆ กันเป็นจำนวนมาก ซึ่งสามารถยุบรวมกันได้ การออกแบบระบบงานที่ดี และการออกแบบเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
จะช่วยทำให้ลดปริมาณแบบฟอร์มเอกสารลงได้มากเช่นกัน

ถึงแม้การออกแบบเอกสารที่ดี จะช่วยลดปริมาิณการใช้แบบฟอร์มลงได้ก็จริง แต่ปริมาณเอกสารก็ยังมีมากอยู่ หลายๆ องค์กรจึงมุ่งพัฒนาและ
นำระบบ e-Document และ e-Form เข้ามาใช้ในองค์กร

ในหลักสูตรนี้ ผู้เข้าอบรมจะได้เรียนรู้ความสามารถของ MS Excel ในมุมมองที่ไม่ใช่เพียงแค่สร้างแบบฟอร์มเท่านั้น แต่ยังได้เรียนรู้ถึง
เทคนิคการสร้างแบบฟอร์มอัตโนมัติ (e-Form) เพื่อแจกจ่ายให้ใช้กันทั่วไปในองค์กร

ขั้นตอนการจัดการแบบฟอร์ม

สำรวจแบบฟอร์มที่มีอยู่

ศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของฝ่ายต่างๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการในการ input หรือสำหรับบันทึกไว้เป็นหลักฐาน และได้ output ที่ต้องการ เช่น พิมพ์เป็นใบเสร็จ

ประเมินแบบฟอร์มว่า รองรับความต้องการในการดำเนินงานหรือไม่

ประเมินแบบฟอร์มว่า ซ้ำซ้อนกับข้อมูลในแบบฟอร์มอื่นหรือไม่ เกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มอื่นอย่างไร

วิเคราะห์ว่าใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์ม ใครเก็บสำเนาแบบฟอร์มบ้าง

ควบคุมแบบฟอร์มด้วยเลขที่แบบฟอร์ม

หากรวบรวมแบบฟอร์มได้ทั้งหมด วิเคราะห์ระบบ และเพิ่มเติมข้อมูลที่แบบฟอร์มปัจจุบันไม่รองรับได้ ก็จะสามารถ list ข้อมูล หรือ field ที่ต้องการได้ และออกแบบฐานข้อมูลสำหรับพัฒนา หรือจัดหาระบบงานขององค์กรให้ครอบคลุมความต้องการของทุกฝ่ายได้ โดยทำให้การแก้ไข update ข้อมูล ทำได้ง่าย แก้ไขที่เดียว

วางแผนการใช้แบบฟอร์ม หากเป็นงานภายใน สามารถใช้ระบบงานได้ หากเป็นแบบฟอร์มที่ใช้กับลูกค้า vendor supplier อาจให้กรอกในแบบฟอร์มกระดาษ หากต้องสำเนาเก็บไว้ อาจออกแบบเป็นกระดาษ carbon copy เป็นต้น อาจต้องพิจารณาว่า แบบฟอร์มเหล่านี้ ต้องบันทึกไว้สำหรับการค้นคืนภายหลังบ่อยมากน้อยเพียงใด จำเป็นต้องบันทึกลงฐานข้อมูลหรือไม่

วันพุธที่ 27 สิงหาคม พ.ศ. 2551

ตัวอย่างแบบฟอร์ม

สมัครพนักงาน Resume ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน อัตราเงินเดือน
ประกันภัย และ Claim ต่างๆ
ส่งเครื่องคอมพิวเตอร์ซ่อม
สมัครสมาชิก การชำระเงิน การต่ออายุสมาชิก
ใบให้บริการต่างๆ ใบสำหรับลูกค้าเซ็นต์ยืนยันการให้บริการของพนักงาน
ประวัติการรักษาพยาบาล
แบบฟอร์มขอทำหนังสือเดินทาง หรือวีซ่า







ตัวอย่างแบบฟอร์มการรับบริจาค
แบบฟอร์มการรับบริจาค
เรื่อง การบริจาคทรัพย์สิน / สิ่งของ / เครื่องอุปโภคบริโภค
เรียน อธิบดีกรมราชทัณฑ์ / ผู้บัญชาการเรือนจำ / ผู้อำนวยการทัณฑสถาน
ข้าพเจ้า (นาย / นาง / นางสาว / สมาคม/
บริษัท ).........................................
สถานที่อยู่ / ที่ตั้ง เลขที่............................. ถนน.................................................. ตำบล...............................................
อำเภอ................................................. จังหวัด....................................................
เบอร์โทรศัพท์..................................
มีความประสงค์จะขอบริจาค......................... ให้กับกรมราชทัณฑ์ /
เรือนจำ / ผู้ต้องขัง
........................................เพื่อใช้ในการ / เพื่อเป็นสวัสดิการแก่ผู้ต้องขัง
ดังมีรายการต่อไปนี้
1. ...................................................................................................................................................................
2. ...................................................................................................................................................................
3. ...................................................................................................................................................................
4. ...................................................................................................................................................................

จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา
ลงชื่อ..........................................................ผู้บริจาค
(.................................................................)
วัน.......เดือน.........................พ.ศ...............




ตัวอย่างแบบฟอร์มสมัครงาน
ใบสมัครงาน
กรอกข้อมูลด้วยตัวท่านเอง
ชื่อ …………………………………………………………………………………
ตำแหน่งที่ต้องการ1.…………………เงินเดือน …………… บาท / เดือน
(ประวัติส่วนตัว)
ที่อยู่ปัจจุบันเลขที่ …………….. หมู่ที่ ……..…. ถนน ............……
ตำบล/แขวง …………………….อำเภอ/เขต ……………………
จังหวัด ...…………...........…........รหัสไปรษณีย์ …………………...
โทรศัพท์ ………........…...เพจเจอร์ ............…….
มือถือ ...........................
อีเมล์ .………………………………………………………………………

อาศัยกับครอบครัว 0บ้านตัวเอง 0บ้านเช่า 0 หอพัก
วัน เดือน ปีเกิด ................…………..........อายุ ……............. ปี
เชื้อชาติ ………………......สัญชาติ ……………………………........
ศาสนา …………………............
บัตรประชาชนเลขที่..............…...........
บัตรหมดอายุ ...……………..............
ส่วนสูง .................... ซม.น้ำหนัก ................... กก.
ภาวะทางทหาร 0ได้รับการยกเว้น 0ปลดเป็นทหารกองหนุน0ยังไม่ได้รับการเกณฑ์
สถานภาพ 0โสด 0แต่งงาน 0หม้าย 0แยกกัน
เพศ 0ชาย 0หญิง



อ้างอิง
www.songkwae.com/foxboard/postpic/A41695.jpg
www.answerservice.net:8080/answerservice/download/applicant1.doc
www.e-hrit.com/seminar/e-Form.html
www.servicelink.moj.go.th/Office3/correct/Doc/form_donate.doc
www.student.chula.ac.th/~49400980/doc/report.doc


จัดทำโดย
นางสาวรัชนา สมบรรดาล
ปวส.1 การตลาด กลุ่ม 1
เลขที่15